CONECTA Project Administrator

Función Principal Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonía a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales.Responsabilidades del cargoGestión Administrativa y Contractual de ProyectosGarantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos de conservación en el paisaje Andes – Amazonía y de acciones vinculadas al paisaje.Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda, así como de la normativa local.ActividadesElaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones.Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de WWF Ecuador y de cada donante, así como de la legislación vigente.Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de los convenios y contratos.Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico.Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de la agencia CI-GEF y de otros donantes, cuando corresponda.Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante.Planificación y Gestión Financiera de ProyectosPlanificar, monitorear y controlar la ejecución financiera del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico.Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados.Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas o co-financiamiento del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico.ActividadesResponsable de la planificación operativa anual y estratégica del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino – amazónico, desde la perspectiva administrativa y financiera.Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios.Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres.Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros del proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación.Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas.Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes.Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros.Coordinar con los socios ejecutores y otros actores locales el registro del co-financiamiento que requiere el proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino – amazónico.Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas, co-financiamientos o leverage correspondiente a la realidad del proyecto.Seguimiento, Monitoreo y Control FinancieroGarantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de WWF Ecuador y de la Agencia CI-GEF, y otros donantes cuando corresponda.Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores.ActividadesRevisar informes financieros presentados por organizaciones socias.Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y de los donantes.Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera.Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias.Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros.Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada.Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos.Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos de la agencia CI-GEF o donante cuando corresponda.Reportes, Cumplimiento y AuditoríaGarantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda.Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas.ActividadesElaborar informes financieros para la Agencia CI-GEF y otros donantes y actores estratégicos, cuando corresponda.Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales.Registrar información financiera en los sistemas de seguimiento y control.Conciliar mensualmente la información de proyectos con la contabilidad institucional.Asegurar el archivo adecuado de informes y documentación de respaldo.Coordinar todas las auditorías externas del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos, cuando corresponda.Atender requerimientos de auditoría y seguimiento de hallazgos.Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a SociosFortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores.Brindar acompañamiento técnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos, cuando corresponda.ActividadesCapacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda.Asesorar sobre normativas de donantes y políticas institucionales.Apoyar la implementación de herramientas de gestión financiera.Facilitar procesos de mejora continua en la administración de recursos.Coordinar acciones con los equipos técnicos y coordinadores de proyectos.Acompañar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos.Gestión de Compras y AdquisicionesGenerar Grants de bienes cuando se lo requiera.Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones.Revisar procesos de selección de proveedores.Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados.Monitorear contratos de bienes y servicios estratégicos.Apoyar evaluaciones de desempeño de proveedores.Cierre Financiero de ProyectosCoordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos técnicos.Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes.Garantizar la devolución o reasignación de fondos no ejecutados.Consolidar documentación para auditorías de cierre.Elaborar informes finales financieros para la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda.Responsabilidad Transversal del CargoAsegurar la gestión administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservación mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestión financiera de los proyectos y organizaciones socias.